ઓપરેટર નોંધણીના પ્રકારને આધારે નીચે આપેલા દરેક દસ્તાવેજોના મૂળ સ્કેન કરશે:

નોંધણી ફોર્મ - દરેક નોંધણી માટે
PoI, PoA - દસ્તાવેજ આધારિત નોંધણી માટે
જન્મ તારીખનો પુરાવો (PDB) દસ્તાવેજ – ચકાસાયેલ જન્મ તારીખ માટે
PoR - કુટુંબ આધારિત નોંધણીના વડા માટે
સ્વીકૃતિ સહ સંમતિ – દરેક નોંધણી માટે ઓપરેટર અને અરજદારની સહી પછી

દસ્તાવેજો એક ક્રમમાં સ્કેન કરવામાં આવે છે અને તમામ દસ્તાવેજ સ્કેન પ્રમાણભૂત કદ (A4) છે.
ખાતરી કરો કે દસ્તાવેજના ઇચ્છિત ભાગો (આધાર નોંધણી દરમિયાન દાખલ કરવામાં આવેલ ડેટા) સ્કેનમાં સ્પષ્ટપણે દેખાય છે અને દસ્તાવેજના પૃષ્ઠો ઓવરલેપ થતા નથી.
દરેક સ્કેન કરેલ પૃષ્ઠ સુવાચ્ય હોવું જોઈએ અને ધૂળ અને સ્ક્રેચને કારણે કોઈ પણ નિશાન વિનાનું હોવું જોઈએ. પહેલાનું સ્કેન દૂર કરો અને જરૂરી હોય ત્યાં દસ્તાવેજને ફરીથી સ્કેન કરો.
એકવાર બધા દસ્તાવેજ પૃષ્ઠો સ્કેન થઈ જાય, ઓપરેટર કુલ નંબર જોઈ અને ચકાસી શકે છે. સ્કેન કરેલા પૃષ્ઠોની સંખ્યા અને પુષ્ટિ કરો કે બધા પૃષ્ઠો સ્કેન કરેલા છે.
અરજદારને તમામ અસલ દસ્તાવેજો અને નોંધણી ફોર્મ પરત કરો અને અરજદારને સ્વીકૃતિ સહ સંમતિ પણ આપો.